Assistant de Direction Générale Mutualisé - Mairie de Mantes-La-Jolie H/F - Communes

Située au coeur de la vallée de la Seine à la lisière de l'Île-de-France et aux portes de la Normandie, pivot de l'Axe Paris-Rouen-Le Havre, Mantes-la-Jolie se partage entre un Centre-ville dense économiquement, des espaces résidentiels et des grands ensembles en pleine métamorphose.

Un territoire diversifié entre ses espaces naturels préservés, ses zones résidentielles, ses monuments et son centre historique, un contexte urbain agréable et dynamique avec son quartier prioritaire valorisé par des projets de politique de la ville. Une expérience professionnelle enrichissante par la polyvalence des missions dévolues et la dynamique d'engagement opérationnel tous secteurs.

L'agent exerce ses missions dans le cadre des orientations fixées par le DGS et les deux DGA.

Il ou elle organise de manière autonome les activités courantes de l'assistance de direction mutualisée, propose des modalités d'organisation adaptées, assure les relances nécessaires et alerte la direction générale sur les échéances sensibles ou les difficultés rencontrées. Il ou elle assure en outre le suivi de dossiers et de projets transverses confiés par la direction générale.

Les arbitrages administratifs ou organisationnels relevant de la responsabilité des directeurs généraux demeurent de leur ressort. L'agent garantit la bonne préparation, la circulation et le suivi des informations nécessaires à leur prise de décision.

Finalité du poste
-Assurer une assistance administrative, organisationnelle et logistique mutualisée auprès du Directeur général des services, de la DGA Ressources et de la DGA en charge des services à la population.
-Contribuer au bon fonctionnement de la direction générale en facilitant la coordination entre les directions et en assurant le suivi des dossiers et des projets transverses (échéanciers, tableaux de suivi, relances).
-Le poste participe à la continuité administrative de la direction générale, dans le respect des priorités fixées par les responsables, des procédures internes et des obligations de confidentialité inhérentes aux fonctions exercées.

Relations fonctionnelles :
-Directeur général des services ;
-DGA Ressources ;
-DGA en charge des services à la population ;
-Directeurs et responsables de service ;
-Élus et cabinets, le cas échéant.

Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o078261104001094-assistant-direction-generale-mutualise?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

Formation et expérience :
-Formation de niveau Bac à Bac +2 (secrétariat, assistanat de direction, administration) ou expérience équivalente,
-Expérience confirmée en assistance de direction, en collectivité territoriale de préférence,
-Connaissance de l'environnement territorial et du fonctionnement d'une collectivité,
-Connaissance de l'organisation administrative, des circuits de décision et des relations entre élus, direction générale et services,
-Maîtrise des techniques de secrétariat, de rédaction administrative et de gestion documentaire,
-Connaissance des règles de confidentialité, de discrétion professionnelle et de protection des données.



Compétences techniques (savoir/savoir-faire) :
-Maîtriser les outils bureautiques et collaboratifs : traitement de texte, tableur, messagerie, agenda partagé et visioconférence,
-Organiser des agendas multiples et gérer des priorités concurrentes,
-Rédiger des courriers, comptes rendus, notes et documents de synthèse de manière claire et structurée,
-Organiser et préparer des réunions impliquant plusieurs directions,
-Assurer le suivi des échéances, des validations et des décisions,
-Rechercher, hiérarchiser, synthétiser et transmettre l'information pertinente,
-Concevoir et actualiser des tableaux de suivi et suivre l'avancement d'un dossier ou d'un projet (jalons, échéances, relances),
-Adapter son organisation aux urgences et aux demandes de plusieurs responsables.

Compétences comportementales (savoir-être) :
-Discrétion, loyauté professionnelle et respect strict de la confidentialité,
-Sens de l'organisation, rigueur et méthode,
-Autonomie, réactivité et capacité d'anticipation,
-Qualités relationnelles et sens du service public,
-Diplomatie, écoute et capacité à relancer des interlocuteurs variés,
-Capacité à gérer des sollicitations simultanées,
-Esprit d'équipe et aptitude à travailler en transversalité,
-Fiabilité, discernement et respect des circuits de décision.

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement de texte
• Gestion des fonds documentaires
• Sens du relationnel
• Tableur
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Compte-rendu
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Sens de l'organisation
• Confidentialité
• Rédaction administrative
• Règles de confidentialité